Comment utiliser la fonction mandataire

La Direction des Services Informatiques

Comment utilser la fonction mandataire pour gérer la boîte aux lettres et l'agenda d'un autre utilisateurs.

La fonction Mandataire permet de gérer la boîte aux lettres et l'agenda d'un autre utilisateur. Cette fonction vous permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies.

Avant de pouvoir agir comme mandataire, deux conditions doivent être remplies.

· D'une part, la personne dont vous allez être mandataire doit vous octroyer des droits dans la liste d'accès sous Options. Consulter Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur

· D'autre part, vous devez ajouter le nom de cet utilisateur à votre liste de mandataires de façon à pouvoir accéder à sa boîte aux lettres ou à son agenda.. Consulter Ajout ou Suppression des utilisateurs à votre liste de mandataires

Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur

À partir du client groupwise sur un ordinateur du collège :

· À partir de la barre d'outils de Groupwise , sélectionner Outils puis Options puis Sécurité puis Droits d'accès des mandataires..

Dans le champ Nom, inscrire ou choisir avec le carnet d'adresse la personne à qui vous voulez donner des droits.

Dans la liste d'accès , se positionner sur la personne en question et donnez-lui les droits appropriés. Voir le tableau plus bas.

En utilisant l'interface Web de Groupwise , via un fureteur tel qu'Internet Explorer, cliquez dans l'onglet GROUPWISE de la page Web du cégep (www.clevislauzon.qc.ca) , du portail ou directement par l'adresse ALPHONSE2.CLEVISLAUZON.QC.CA :

· En cliquant dans Options dans la barre de menu en haut à droite et en cliquant dans l’onglet Droits d’accès des mandataires

Choisir l’onglet Ajouter l’entrée

Dans le champ Nom, inscrire ou choisir avec le carnet d'adresse la personne à qui vous voulez donner des droits.

Cliquer dans enregistrer

Le tableau suivant décrit les droits que vous pouvez octroyer.

Droit	Permission donné à votre mandataire
Lire	Lire les éléments que vous recevez. Ni ce droit ni aucun autre droit de mandaitaire ne permet aux mandataires de voir votre dossier Contacts.
Écrire	Créer et envoyer des éléments en votre nom, en y intégrant votre signature (si vous en avez défini une). Affecter des catégories aux éléments, modifier l'objet des éléments et utiliser des options de liste de contrôle sur les éléments.
Recevoir mes alarmes	Réception des alarmes qui vous sont envoyées.
Recevoir mes notifications	Réception d’une notification lorsque des éléments vous sont envoyés.
Modifier options/règles/dossiers	Changer les options de votre boîte aux lettres. Le mandataire peut modifier n'importe lequel de vos paramètres Options, y compris l'accès donné à d'autres utilisateurs. S'il dispose également de droits d'accès à votre boîte aux lettres, le mandataire peut créer ou modifier les règles et les dossiers. Ce droit permet à un mandataire d'ajouter, de supprimer et de modifier des catégories.
Lire les messages marqués comme étant privés	Lire les éléments que vous avez marqués comme étant privés. À moins que vous n'octroyez pas à votre mandataire des droits Privé, il ne pourra pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.

Ajout ou Suppression des utilisateurs à votre liste de mandataires

À partir du client groupwise sur un ordinateur du collège :

· À la première utilisation, cliquez sur « En ligne » puis cliquez sur Mandataire

o Saisissez son nom dans le champ Nom ou cliquer dans la petite disquette et choisir le nom dans le carnet d’adresse et cliquez sur OK.

La boîte aux lettres de l’utilisateur s’ouvre. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers.

Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, le nom est ajouté à la liste des mandataires mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.

· Les prochaines fois, cliquez sur « En ligne » puis sous Mandataire, vous pouvez choisir directement le nom de l’utilisateur.

· Pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers > cliquez sur votre nom.

· À la première utilisation, cliquer dans Mandataires

o Saisissez son nom dans le champ « Login » ou cliquer dans carnet d’adresse pour choisir le nom dans le carnet d’adresse et cliquez dans Login

La boîte aux lettres de l’utilisateur s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du fureteur. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers.

· Les prochaines fois, cliquez dans Mandataires et cliquer dans le nom de l’utilisateur.

· Pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle, vous n’avez qu’à fermer la fenêtre.